Mit KeePassXC verwalten, generieren und kopieren Sie Ihre Passwörter. Zunächst ist es sinnvoll, das Programm vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Jede neue, verschlüsselte Datenbank versehen Sie zu diesem Zweck mit einem Passwort und verknüpfen sie ggf. zusätzlich mit einer Schlüsseldatei. Die Passwörter bzw. Zugangsdaten ordnen Sie geeigneten Kategorien zu, die Sie nach Belieben anlegen und editieren können. Nach dem Öffnen des Fensters für einen neuen Eintrag haben Sie die Möglichkeit, vollständige Zugangsdaten abzulegen, die Sie z. B. für das Einloggen in einen Chat benötigen. Neue Passwörter können Sie von KeePassXC generieren lassen.

Jeder Eintrag wird von KeePassXC bis zu dem Zeitpunkt unter "Läuft ab" als gültig betrachtet. Die Daten übertragen Sie über die Zwischenablage in ein Onlineformular. Noch schneller geht es jedoch mit der Funktion Auto-Type, die alle Daten eines Eintrags kopiert und sie durch vorgegebene Tabulatoren den richtigen Feldern zuweist. Über das Einträge-Menü können Sie z. B. für eine sichere Zwei-Faktor-Authentifizierung ein zeitlich begrenzt gültiges, nur einmalig nutzbares Passwort (TOTP - Time-based One-time Password) erzeugen. Die Datenbanken lassen sich in die Formate HTML, CSV oder XML exportieren. CSV-Dateien eignen sich für den Datenimport. Die Browser-Integration aktivieren Sie in den Einstellungen.