Mit grocy-desktop organisieren Sie neben Ihrem Lebensmittelbestand auch Ihre Hausarbeiten. Welche Lebensmittel sind vorrätig? Sind sie im Kühlschrank, in der Gefriertruhe, in einem Vorratsschrank oder im Keller gelagert? Wie ist das jeweilige Mindesthaltbarkeitsdatum oder Verfallsdatum? Diese und viele weitere relevante Informationen lassen sich leicht in die grocy-Datenbank einpflegen. Dadurch ist es beim Archivieren Ihrer Rezepte möglich zu erfahren, welche Zutaten in ausreichender Menge vorhanden sind. Die fehlenden werden automatisch auf den Einkaufszettel übertragen. Wenn Sie Mindestbestände definieren und Produkte nach Sortiment gruppieren, werden Sie beim nächsten Einkauf wesentlich effizienter vorgehen können. Im Speiseplan ordnen Sie ein Rezept einem Wochentag zu. Anfangs müssen Sie etwas Vorarbeit leisten, indem Sie die Felder unter "Stammdaten verwalten" füllen. Die Datenbank erweitern Sie ggf. mit weiteren benutzerdefinierten Feldern. Ein Backup Ihrer Daten legen Sie als ZIP-Datei über grocy - "Daten sichern" an.

Sobald Sie im Dateimenü ein Häkchen vor "Barcode Buddy aktivieren" setzen, lässt sich die Datenbank entweder mit einem angeschlossenen Barcode-Scanner verbinden oder Sie geben den Barcode manuell ein und binden das gefundene Produkt über "Add" ein. Erlauben Sie den externen Zugriff, wenn Sie auch auf einem anderen Gerät Ihre grocy-Datenbank nutzen wollen. Im unteren Fensterrahmen finden Sie die IP-Adresse, die Sie in einem Webbrowser Ihres Smartphones eingeben. Bevorzugen Sie dafür eine App? Die nennt sich im Play Store "Grocy: Self-hosted... Patrick Zedler". Nach dem Öffnen der App tippen Sie auf "Eigener Server". In der Desktop-Variante klicken Sie jetzt oben rechts auf das Schraubenschlüssel-Symbol und dann auf "API-Schlüssel verwalten". Mit "Hinzufügen" legen Sie einen neuen Schlüssel an. Schließlich klicken auf den Button "Einen QR-Code für diesen API-Schlüssel anzeigen" und scannen ihn mit dem Smartphone. Eine empfehlenswerte und deutschsprachige Anleitung für grocy gibt es auf Youtube.