Das Tool ist ein Spezialist im Auffinden von Wörtern in HTML-, Word-, Excel-, PDF- und OpenOffice- bzw. LibreOffice-Dokumenten. Zuerst erstellen Sie einen Index eines Ordners oder der gesamten Festplatte. Doc Searcher kann dafür auch auf Internetseiten und CDs bzw. DVDs zugreifen. Im Generalregister bestimmen Sie den Pfad sowie die Suchtiefe (Search Depth), also wie weit das Tool hinab in die Ordnerhierarchie wandern soll. Sie können mehrere Indexe verwalten (Index - Indizes verwalten), die sich ganz nach Belieben für einen Suchvorgang (de-)aktivieren lassen. Im Allgemein-Register für die Suche geben Sie den Suchbegriff ein. Dabei sind auch Wildcards und Boolean erlaubt. Ein Beispiel für Letzteres: Lizenz -CPL-Lizenz. In der Ergebnisliste sind alle Dokumente mit dem Wort Lizenz. Dokumente mit dem Begriff CPL-Lizenz werden jedoch nicht aufgeführt. Im Aufklappmenü "Suche in" wählen Sie das Indexfeld aus, in dem gesucht wird. "Inhalt und Titel" steht bspw. für den Dateiinhalt, Titel und Schlagwörter beziehen sich auf HTML-Metatags. Als Suchfilter stehen Autor oder Erstelldatum einer Datei zur Verfügung, sowie Dateityp (PDF, DOC etc.) und Dateigröße. Im Extras-Menü gelangen Sie zu den Programmeinstellungen.

Hier sollten Sie den Pfad für den Standardbrowser anpassen. In den meisten Fällen ist \Programme\Internet Explorer\ statt \Program Files\Internet Explorer\ korrekt. Nach dieser Änderung können Sie HTML-Seiten direkt aus der Ergebnisliste im Browser öffnen. Neue Programme wie Word, einen PDF-Reader usw. fügen Sie über den Add-Button hinzu. Im Extensionfeld tragen Sie den Dateityp ein, der mit diesem Programm geöffnet werden soll. Einen ausführlichen Bericht eines Suchergebnisses können Sie sich im Browser anzeigen lassen (Berichte - Metadaten Bericht). Mit Doc Searcher sind Sie auch imstande, CDs und DVDs um eine Suchfunktion zu erweitern. Dazu starten Sie im Extras-Menü die Funktion "CD-Suche-Assistent". Hier wählen Sie den CD- bzw. DVD-Index aus, den Sie zuvor mit Doc Searcher erstellt haben. Das Programm kopiert dann alle Dateien der CD/DVD in den vorgegebenen Ordner und fügt die Dateien hinzu, die für die Suche notwendig sind. Diesen Ordner müssen Sie schließlich mit einem entsprechenden Programm komplett auf eine CD bzw. DVD brennen.